Como gerenciar uma administradora de condomínios?
Sabemos que uma administradora de condomínios se ocupa de suprir várias demandas e não apenas uma única. Sendo assim, trata-se de um desafio para quem decide empreender na área.
Por ser uma atividade ampla é comum ver administradores totalmente perdidos entre tantas tarefas a resolver. Inclusive, muitas vezes, são questões que estão além do conhecimento do síndico ou do responsável pela administradora.
Por meio do artigo buscamos deixar mais claro o trabalho feito na prática assim como os principais desafios a vencer durante a jornada. Acompanhe até o final para adquirir conhecimento valioso que ajudará sua administradora de condomínios.
O que compete à administradora de condomínios?
Quando o síndico ou o condomínio decide contratar uma administradora, o intuito é delegar tarefas que não estão sendo fáceis de executar. Até porque existem profissionais e ferramentas apropriadas e as empresas que administram condomínios costumam trabalhar com elas.
A seguir, listamos as áreas que competem a uma administradora de condomínios, assim como também alguns processos dentro delas:
- Financeiro: controlar a inadimplência, as entradas e saídas, o estado de contas e o fundo de reserva são algumas funções desse setor;
- Jurídico: assessoria de contratos, emissão de avisos judiciais, consultorias específicas e qualquer questão legal pertence à parte jurídica da administradora;
- Administrativo: o cadastramento de documentações e informações pessoais dos moradores, o atendimento por meio dos canais de comunicação oficiais e a preparação de cartas em geral são algumas tarefas da parte administrativa;
- Recursos Humanos: o processo de seleção e contratação de colaboradores, pagamento do salário e ajuste de contas em caso de demissão são responsabilidades da gestão de RH.
Vale frisar que a administradora deve contratar profissionais capacitados para desempenhar as funções citadas acima. O setor jurídico, por exemplo, não pode simplesmente prestar assessoria sem ser um advogado especializado na área de condomínios.
Assim como a área financeira, que também precisará do conhecimento técnico de um contador para poder cuidar dos registros contábeis de forma adequada. Dependendo da demanda, a administradora pode avaliar se vale a pena ter esses profissionais como parte da equipe interna ou só solicitar os seus serviços em momentos específicos.
Quais são os principais desafios na gestão de condomínios?
Para gerenciar uma administradora de condomínios de forma eficiente é preciso dominar os principais desafios. Para isso, será necessário criar processos que respeitem e atendam todas as necessidades da empresa. Confira a seguir quais são as maiores dificuldades na gestão de condomínios e conheça as áreas que merecem atenção redobrada.
Comunicação
Como foi detalhado anteriormente, dentro da administradora existem vários setores independentes, porém, com atividades que se complementam. Sendo assim, um dos principais desafios está na comunicação.
Alcançar uma transmissão fluida e sem falhas entre todas as áreas não é nada fácil. Lembrando que, uma mensagem que não foi passada, pode desencadear na falta de execução de uma tarefa de extrema importância.
Grandes problemas podem ocorrer por conta de um processo de comunicação ineficiente. Portanto, procurar uma ferramenta que garanta a transmissão imediata de informações entre os funcionários é essencial. Reuniões periódicas também podem ajudar nesse quesito.
Inadimplência
Outro desafio que todas as administradoras enfrentam está relacionado à inadimplência. Quando os proprietários deixam de pagar as taxas condominiais, há um transtorno grande na saúde financeira das empresas.
Tanto o condomínio quanto a administradora contam com esses valores para o pagamento de serviços fornecedores e custos. Contudo, existem softwares específicos para o controle e cobrança de moradores adimplentes.
Dessa forma, é possível fazer um acompanhamento, visualizar quem se encontra em situação de inadimplência e realizar a correspondente cobrança de forma automatizada e rápida.
Relações interpessoais
Além de lidar com dezenas de moradores, a administradora também lida com muitos fornecedores e com a sua própria equipe interna de trabalho. A gestão de pessoas é complexa e, quanto maior o número, maior é o desafio.
A recomendação nesse sentido é apostar em profissionais capacitados na área de recursos humanos. Eles serão os responsáveis por criar e aplicar estratégias, escolher os melhores colaboradores e conduzir as relações interpessoais.
Dominando os desafios citados por meio da elaboração de processos práticos, haverá um gerenciamento muito mais leve e competente. Por fim, confira como organizar um condomínio e ter uma estrutura sólida para os seus clientes.
Como organizar um condomínio?
Estruturando as áreas que competem a uma administradora de condomínios e otimizando os desafios a enfrentar na gestão, é hora de organizar o condomínio para oferecer um excelente serviço. Para isso, veja as dicas a seguir e não deixe de colocá-las em prática.
Invista em recursos práticos
Vale muito a pena investir em ferramentas que irão facilitar os processos gerais da administradora. Dê prioridade para a automação daquelas tarefas que demandam mais tempo e energia. No final das contas, a economia de recursos será absurda e ainda evitará erros humanos.
Veja o artigo: 6 ferramentas que facilitam a gestão de Administradora de Condomínio
Mantenha o controle financeiro em dia
Se o caixa não fechar, a saúde financeira do condomínio pode estar comprometida, gerando um problema enorme. Verifique que o setor financeiro controle sempre as entradas e saídas para que os números estejam em ordem.
Faça reuniões frequentes
Para manter uma comunicação fluida e demonstrar disposição, faça reuniões frequentes. Aproveite-as para o alinhamento da equipe, transmitir novas ideias ou obter feedbacks de melhorias.
Tenha uma reserva para imprevistos
O fundo de reserva é essencial para que, quando imprevistos aconteçam, sejam rápidos e simples de resolver. Por isso, destine um valor todos os meses para emergências aleatórias e não terá que passar por apertos em momentos inesperados.
Esperamos que com base no conteúdo você possa gerenciar a sua administradora de condomínios com mais propriedade e direcionamento.
Por fim, veja algumas dicas sobre Como conseguir clientes para Administradora de condomínios para assim arrasar tanto na gerência quanto nas vendas
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