Você sabe quais documentos exigir na hora de Contratar Serviços Terceirizados?
Atualmente, muito se fala sobre as vantagens da terceirização, que dentre as quais estão: foco no core business, apoio de especialistas, diminuição de custos operacionais, priorização de investimentos e a otimização da jornada de trabalho.
Entretanto, pouco é dito sobre os primeiros passos após a tomada da decisão.
Assim que optamos pela contratação de uma prestadora de serviços terceirizados, especialmente pela terceirização de facilities e segurança, devemos tomar alguns cuidados, principalmente quando o intuito é garantir a idoneidade, a segurança e a qualidade dos serviços terceirizados que serão disponibilizados, isto independentemente de nossas demandas e do porte da empresa contratada.
Neste sentido, alguns documentos e o bom-senso são grandes aliados para viabilizar uma parceria proveitosa e duradoura, que atenda aos anseios de ambos os lados — contratante e contratada —, portanto listamos abaixo quais documentos exigir na hora de contratar serviços terceirizados, de modo que você tenha a segurança necessária para tal, confira:
CERTIDÕES NEGATIVAS DE DÉBITOS MUNICIPAIS, ESTADUAIS E FEDERAIS
A Certidão Negativa de Débitos é o documento que comprova se uma pessoa, empresa ou bem (carro, imóvel, terreno etc.) não possui débitos junto aos órgãos públicos, nem que existem ações civis, criminais ou federais. Há vários tipos de certidão negativa, como: certidão negativa de débitos tributários (federal, estadual e municipal); de protesto, de falência etc. Tal qual descrevemos anteriormente, o bom-senso é um grande aliado, pois, são poucas as médias e grandes empresas que não têm dívidas ou processos em andamento, portanto, reflita se o volume e a gravidade deles são o suficiente para eliminá-la de sua lista de possíveis fornecedores.
CONTRATO SOCIAL OU DOCUMENTAÇÃO SOCIAL ATUALIZADOS
Popularmente, um contrato social é para uma Pessoa Jurídica-PJ o mesmo que uma certidão de nascimento é para uma Pessoa Física. O contrato social é o documento no qual constam as regras e as condições sob as quais uma empresa funcionará e que estabelece os direitos e as obrigações de cada um dos proprietários que compõem a sociedade. Solicitar a versão atualizada é essencial para evitar fraudes, garantindo que a empresa esteja ativa e homologada para prestar os serviços terceirizados solicitados.
CERTIDÃO ESTADUAL DE DISTRIBUIÇÃO CÍVEL
É o documento que informa a existência de processos de natureza cível contra uma pessoa ou empresa, referentes a todas as Comarcas/Foros Regionais e Distritais do Estado de São Paulo, ou seja: Ações Cíveis e de Família; Executivos Fiscais; Falências, Concordatas e Recuperações Judiciais e Extrajudiciais; Inventários, Arrolamentos e Testamentos; JEC. Recomenda-se solicitar as certidões da empresa contratada e de todos os funcionários que atuarão em sua residência/empresa/condomínio, por exemplo, se contratada uma empresa de portaria, solicite os atestados da empresa, dos porteiros e de seus suplentes.
LISTA DOS PRINCIPAIS CLIENTES DA EMPRESA E CARTA(S) DE REFERÊNCIA
Como o próprio nome já diz, a lista dos principais clientes da empresa é a relação em que constam os trabalhos outrora realizados ou em andamento da contratada. Assim como no currículo em que aparecem as experiências profissionais de uma Pessoa Física, este portfólio de Pessoa Jurídica ajuda a entender a capacidade e a qualificação que a prestadora possui. Seguindo esta lógica, as cartas de referência validam as informações ali apresentadas, especialmente porque descrevem como os clientes a entenderam, aproveitaram e validaram. Sempre que possível, faça visitas aos clientes da prestadora e tome as próprias impressões quanto aos trabalhos realizados.
ATESTADO DE IDONEIDADE (ASSOSSIAÇÕES E SINDICATOS)
Uma associação é uma organização resultante da reunião legal entre duas ou mais pessoas, com ou sem personalidade jurídica à realização de um objetivo comum, já um sindicato é uma associação estável e permanente de trabalhadores tanto urbano-industrial, como rurais e de serviços, que se unem a partir da constatação e resolução de problemas e necessidades comuns. Se a empresa contratada for registrada em uma associação ou sindicato — mesmo em ambos —, solicite que ela apresente um atestado de idoneidade, que nada mais é que uma declaração que valida a sua lisura e ilibação, fazendo-a merecedora de crédito e respeito, ou seja, que é uma empresa idônea.
CARTA DE REFERÊNCIA (INSTITUIÇÕES BANCÁRIAS)
As instituições bancárias são intermediárias entre agentes superavitários e deficitários. Exercem, além de outras funções, a tarefa de captar recursos de superavitários e emprestá-los sob juros aos deficitários, gerando uma margem de ganho chamada de spread, e todo banco, seja ele público ou privado, apresenta estas características. Eles têm, dentre outras atividades, a de depositar capital em formas de poupança, financiar automóveis e casas, trocar moedas internacionais e realizar pagamentos. Aqui, a exemplo da epístola supracitada, a carta de referência de instituição financeira, serve para comprovar a idoneidade da prestadora, entretanto no que tangem o cumprimento das obrigações financeiras e em razão da condução de negócios. Por alto, se tem as condições operacionais necessárias para manter os serviços contatados.
Com toda essa documentação em mãos, fica mais fácil avaliar a situação da contratada, ponderar as possíveis faltas e validar a contratação. Ainda que a empresa escolhida tenha passado com excelência na triagem, é de “bom tom”, manter o acompanhamento de suas condições operacionais e, assim, prever possíveis percalços para você, sua empresa e/ou condomínio. Pensando nisso, tome nota de algumas precauções adicionais:
- Ao menos uma vez por trimestre — a cada três meses—, solicite um atestado do INSS, comprovando os pagamentos trabalhistas dos funcionários;
- Registre em contrato que os pagamentos das faturas serão realizados, exclusivamente, mediante aos comprovantes de pagamento dos holerites e das guias de recolhimento de tributos individuais dos funcionários;
- Solicite sazonalmente que a empresa prestadora de serviços apresente a ficha cadastral e de antecedentes criminais de todos os funcionários colocados à sua disposição — empresa/condomínio;
- Busque periodicamente por informações sobre a situação da contratada junto às entidades de classe.
Alinhadas as estratégias de monitoramento, as suas chances de sucesso na parceria são grandes. Outra dica, ainda que haja pressão dos acionistas ou dos condôminos, é: não se apegue exclusivamente aos preços, afinal, de que adianta pagar pouco por um serviço mal executado e por uma empresa que amanhã não estará ativa, pense nisto…
Abaixo, dois links que podem ser úteis:
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