6 dicas para não errar na hora de cotar serviços de facilities
Decidir terceirizar atividades de uma empresa ou condomínio não é uma tarefa fácil. São sempre muitos detalhes envolvidos e para serem avaliados.
Uma cotação mal feita ou uma decisão com base apenas no menor preço pode de gerar uma série de prejuízos a longo prazo. E, já que a ideia de contratar serviços facilities é reduzir os custos e poder concentrar esforços na atividade-fim, no caso das empresas, é importante ficar atento a todos os detalhes para realmente sair ganhando no final.
Para te ajudar na hora de cotar serviços de facilities, separamos algumas dicas na hora de escolher a melhor prestadora de serviços para atender seu empreendimento ou condomínio.
Entenda sua demanda
O primeiro passo antes de contratar uma terceirizada é entender o tipo de serviço que você precisa, a frequência, o tamanho da equipe e o orçamento disponível para investimento. Feito isso, é possível procurar empresas que atendam à necessidade, sem extrapolar no orçamento.
Busque as prestadoras de serviço
Após definir a demanda, é importante buscar empresas no mercado que realizam a atividade. Quanto mais orçamentos, melhor a possibilidade de fazer um bom negócio. Além disso, orçando serviços de facilities diferentes, você consegue mais argumentação para uma negociação com empresa escolhida. Uma dica importante, é buscar empresas que estejam próximas ao seu empreendimento ou condomínio e que sejam de fácil acesso. No caso de eventualidades e urgências, a proximidade geográfica é um fator importante para agilizar a solução de problemas.
Faça orçamentos
Ao encontrar empresas compatíveis com sua necessidade, o próximo passo é solicitar um orçamento detalhado do serviço. Este passo é de extrema importância e não deve ser esquecido. Um orçamento bem feito, agiliza o atendimento e evita deixar itens importantes de lado. Nesta fase, é importante descrever ao máximo a necessidade para que a terceirizada faça a cotação do serviço exatamente como deve ser feito. Esse cuidado ajuda a evitar gastos futuros e imprevistos.
Agende visitas
Após fazer a solicitação de orçamento, coloque-se à disposição da empresa de serviços de facilities para receber visitas no empreendimento ou condomínio. Dessa forma, a empresa consegue ter uma visão real do local e da necessidade. Neste caso, contar com o auxílio do zelador do prédio e dos funcionários da portaria, ajuda a agilizar o processo e evita a necessidade de o responsável pela contratação acompanhar diversas visitas.
Avalie os orçamentos
Na fase de escolha, é fundamental analisar minuciosamente cada orçamento. Nem sempre o orçamento mais barato é o que irá oferecer o melhor serviço ou melhor custo-benefício. Avalie todas as possibilidades e defina critérios de escolha. Faça uma lista com os serviços primordiais para atender sua necessidade e escolha com base neles. Outro ponto importante é avaliar o atendimento da terceirizada. Após a contratação, você terá muito contato com a empresa e é fundamental que esse contato seja amigável, ágil e eficiente.
Faça um bom contrato
Após reunir todos os prós e contras de cada uma das empresas orçadas e escolher a que mais combina com a com a sua necessidade, é hora de fechar o contrato. Nesta fase, é importante descrever todas as atividades previstas no contrato, além de pontos como responsabilidade pela compra de material, substituição de funcionários, quadro de horários e outros. Dessa forma, é possível se assegurar que o serviço prestado será fiel ao que foi orçado e combinado previamente.
Contratei, e agora?
Agora que você já sabe os pontos mais importantes para não errar na hora de contratar uma empresa de serviços de facilities, é importante também ficar atento a algumas questões após a contratação para garantir a execução do serviço com qualidade.
– Fiscalize: após o início do trabalho da empresa de facilities é importante fiscalizar se o serviço está sendo executado conforme foi combinado. Nesta etapa, é fundamental contar com o auxílio do zelador para conduzir o processo, visto que ele mantém o contato diário com os funcionários. Ao contratar uma terceirizada, a ideia é que o serviço seja executado por funcionários especializados na função e que apresentem um bom resultado e, por isso, a fiscalização é tão importante. O serviço bem feito, qualquer que seja ele, impacta positivamente no dia a dia dos moradores, no caso de condomínios, e funcionários, no caso das empresas.
– Mantenha o diálogo: principalmente na fase inicial de implantação do serviço, é importante manter o diálogo com a prestadora de serviços para que possíveis descompassos possam ser ajustados. Conforme dito no item anterior, o contato com o zelador ajuda a ter um feedback real do serviço e, dessa forma, rever itens que ainda não estão sendo executados satisfatoriamente.
– Reveja o contrato: mesmo estando satisfeito com o contrato e com o serviço executado, de tempos em tempos, é importante rever o contrato. Às vezes, quando é fechado, o contrato contempla itens que aos poucos percebeu-se não ser necessário e vice-versa. Por isso, é importante rever o contrato e fazer ajustes quando necessário. No caso de revisão de contrato, o bom relacionamento com a prestadora de serviço e o diálogo constante, ajudam a facilitar esse processo e obter condições melhores.
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